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Rechnungsstellung und Zahlungen

P&G Rechnungsstellungsmodalitäten

Wir bemühen uns, Zahlungen so schnell und effizient wie möglich zu leisten. Daher möchten wir Sie über die verschiedenen Rechnungsstellungsmethoden informieren, die Ihnen im Geschäftsverkehr mit P&G zur Verfügung stehen.

P&G unterstützt neben Papier viele papierlose Rechnungsstellungsmethoden. Wir sind uns darüber im Klaren, dass kein Lieferant wie der andere ist. Dennoch empfehlen wir Ihnen dringend, die für Ihr Unternehmen am besten geeignete Möglichkeit der elektronischen Rechnungsstellung zu nutzen und nicht auf Papier zurückzugreifen.

Die elektronische Rechnungsstellung kann:

  • Den Rechnungseingang beschleunigen
  • Vollständige Transparenz und Nachverfolgung des Bearbeitungsstands der Rechnung ermöglichen
  • Rechnungsverluste ausschließen und dadurch die Wahrscheinlichkeit einer verspäteten Zahlung verringern
  • Die Kosten des Rechnungsversands reduzieren
  • Ökologische, „grüne“ Nachhaltigkeitsziele fördern

In der nachfolgenden Tabelle sind alle Rechnungsstellungsmethoden zusammengefasst; so können Sie die beste Rechnungsstellungsoption für Ihr Unternehmen auswählen. Anhand der links aufgeführten Kriterien ermitteln Sie die für Ihre Bedürfnisse am besten geeignete Option. Wenn Sie auf die Kästchen klicken, erhalten Sie weitere Informationen über die jeweilige Methode – Überblick, Anmeldeprozess sowie gegebenenfalls Kostenstruktur.

Die Tabelle ist ausschließlich aus dem Blickwinkel eines einkaufenden Rechtsträgers von P&G verfasst. Die in der Tabelle aufgeführte Kategorie „Land“ bezieht sich auf dasjenige Land, in dem der einkaufende Rechtsträger von P&G registriert ist. Die Lieferanten müssen selbst sorgfältig prüfen, ob die vorgesehenen Rechnungsstellungslösungen ihre jeweiligen länderspezifischen Bedürfnisse ebenfalls erfüllen. 

In dieser Tabelle sind die für „papierlose Länder“ verfügbaren Rechnungsstellungsmethoden dargestellt. Ist das von Ihnen gesuchte Land in der Tabelle nicht aufgeführt, handelt es sich nicht um ein „papierloses Land.“ Sie müssen dann Papierrechnungen einreichen.

(Hinweis: Diese Tabelle kann auf mobilen Geräten nicht sichtbar sein)

P&G führt derzeit eine Beschaffungsoptimierung durch, in deren Rahmen eine Einkaufslösung namens Coupa für indirekte Waren und Dienstleistungen (ohne wesentliche Bedarfsplanung) eingeführt wird. Coupa wird von P&G für den Versand von Bestellungen und den elektronischen Empfang von Lieferantenrechnungen eingesetzt werden. Weitere Informationen/einführende Hinweise zum Coupa-Lieferantennetzwerk können Sie über diesen Link abrufen. Wenn Sie noch mehr über den Einsatz von Coupa durch P&G erfahren möchten, senden Sie bitte eine E-Mail an pgsuppliercoupa.im@pg.com.

Die Grafik in diesem Link enthält alle für "Coupa-P&G“-Lieferanten verfügbaren Rechnungsstellungsmethoden – abhängig von der jeweiligen Kombination aus dem Land des Lieferanten und dem des einkaufenden P&G-Standorts.

Einen Überblick über Coupa erhalten Sie hier: www.coupa.com/e-procurement/innovations/supplier-network

Ein Anleitung zur Coupa-Rechnungsstellung finden Sie hier: success.coupa.com?cid=supplier-getting-started

Wenn Sie bei der Ermittlung der für Ihre Bedürfnisse am besten geeigneten Rechnungsstellungsoption weitere Hilfe benötigen, klicken Sie auf die Schaltfläche für den interaktiven Assistenten. Der Assistent dient dazu, die für Sie je nach Land am besten geeignete Rechnungsstellungsmethode zu bestimmen. Wenn Sie in zu vielen verschiedenen Regionen abrechnen, empfehlen wir Ihnen, den Assistenten für jedes Land, in dem der einkaufende Rechtsträger von P&G umsatzsteuerlich registriert ist, mehrmals anzuwenden. So erkennen Sie am besten, welche Methode die für Sie geeignetste ist. Sie sollten eine Methode in Betracht ziehen, die von den meisten für Sie interessanten Ländern unterstützt wird. Es kann sich allerdings ergeben, dass Sie für verschiedene Länder mehr als eine Rechnungsstellungsmethode verwenden müssen – auch wenn der einkaufende Rechtsträger von P&G jeweils derselbe ist.

Bitte beachten Sie: Die Matrix hilft Ihnen zwar bei der Ermittlung einer geeigneten Rechnungsstellungsmethode. Sie müssen jedoch je nach Landesrecht bestimmte Rechnungsstellungsvorgaben erfüllen. Der nachfolgenden interaktiven Landkarte können Sie länderspezifische Rechnungsstellungsvorgaben entnehmen.

Sie benötigen fachkundige Hilfe? Bitte wenden Sie sich an das  Customer Response Centre für Kreditoren.

P&G Rechnungsstellungvorgaben und länderspezifische Besonderheiten 

Um P&G eine pünktliche Bezahlung Ihres Unternehmens zu ermöglichen,

  • müssen Ihre Rechnungen und Gutschriften sämtlichen maßgeblichen länderspezifischen, rechtlichen, steuerlichen sowie von P&G vorgegebenen Anforderungen gerecht werden..
  • Die von P&G für das jeweilige Land vorgegebenen Anforderungen werden angezeigt, wenn Sie in der nachfolgenden  interaktiven Landkarte Ihre Region und Ihr Land auswählen.
  • Erfüllen Ihre Rechnungen und Gutschriften nicht alle rechtlichen, steuerlichen und von P&G vorgegebenen Anforderungen, wird P&G diese Rechnungen bzw. Gutschriften an Sie zurücksenden. P&G erläutert dann, warum Ihre Rechnung bzw. Gutschrift dieses Mal nicht bearbeitet werden kann. Wenn Sie weitere Fragen haben, wird Ihnen ein Ansprechpartner in unserem Callcenter genannt.
  • Sie werden aufgefordert, Ihre Rechnung bzw. Gutschrift erneut einzureichen, welche diesen Anforderungen entspricht.
  • Eine Zahlungsfrist beginnt dann, wenn P&G eine den Anforderungen entsprechende Rechnung oder Gutschrift erhält.
  • Um Verzögerungen, die den Prozess der Bezahlung von Rechnungen beeinträchtigen könnten, nach Möglichkeit zu vermeiden, ist es wichtig, dass Sie Rechnungen und Gutschriften an die richtige Mailadresse senden. Die richtige Adresse finden Sie heraus, indem Sie in der nachfolgenden interaktiven Landkarte Ihre Region und Ihr Land auswählen.

Der nachfolgenden interaktiven Weltkarte können Sie die länderspezifischen P&G-Vorgaben sowie Anleitungen zum Versand der Rechnungen entnehmen. Die Anleitungen zum Versand richten sich im Regelfall danach, welche USt-Identifikationsnummer eines P&G-Rechtsträgers verwendet wird. Die Auswahl der maßgeblichen länderspezifischen Vorgabe kann von der Natur der Lieferung oder Leistung sowie vom Umsatzsteuer-Status des Lieferanten/Kunden abhängen. Erforderlichenfalls muss sich ein Lieferant fachgerecht steuerlich beraten lassen.

So prüfen Sie den Bearbeitungsstand Ihrer Rechnung

P&G hat den Zugriff auf Echtzeit-Informationen über den Bearbeitungsstand einer Rechnung vereinfacht.

Zur Prüfung des Bearbeitungsstands von Rechnungen stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung:
1.Über Simple Invoice Status (einfacher Rechnungsstatus)können Sie den wesentlichen Bearbeitungsstand einer einzelnen Rechnung prüfen, ohne sich im Lieferantenportal von P&G anzumelden.
2.Umfassende Informationen über den Bearbeitungsstand von Rechnungen und Zahlungen erhalten Sie über die Invoice Status app (App zum Bearbeitungsstand von Rechnungen)

Hier klicken, wenn Sie Hilfe bei der Navigation der Invoice Status Apps benötigen.

P&G Vorgaben zu Zahlungsfristen

  • Sofern gesetzlich vorgesehen wird P&G eine maximale Zahlungsfrist von 120 Tagen anwenden für alle externen Geschäftspartner welche ausserhalb der Europäischen Union ansässig sind. Für in der Europäischen Union ansässige Geschäftspartner gilt P&G’s Standard-Zahlungsfrist von 75 Tagen. Bestehen in einem Land Einschränkungen, werden diese von P&G beachtet.
  • Eine vertraglich vereinbarte Zahlungsfrist beginnt stets dann, wenn P&G vom Lieferanten eine den Anforderungen entsprechende, korrekte Rechnung erhält. Für Geschäftspartner welche für eine elektronische Rechnungsstellung registiert sind, beginnt die Zahlungsfrist mit dem Rechnungsdatum.
  • Rechnungen, die an einem Wochenende oder an einem örtlichen Feiertag fällig sind, werden stets am darauffolgenden Werktag beglichen.

Wenn Sie weitere Informationen über die Zahlungsfristen von P&G benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner in der Einkaufsabteilung von P&G.

Von P&G akzeptierte Zahlungsmethoden

Die von P&G bevorzugte Zahlungsmethode ist der elektronische Zahlungsverkehr (EZV). Im Rahmen des EZV können Zahlungen mittels eines ACH (Automated Clearing House) oder anderer elektronischer Zahlungsarten direkt im angegebenen Bankkonto Ihres Unternehmens elektronisch abgelegt werden, und zwar grundsätzlich innerhalb von zwei bis fünf Werktagen. Falls Sie Ihre Bankdaten aktualisieren möchten, wenden Sie sich bitte an das Customer Response Centre für Kreditoren..

Überprüfen Sie den Status einer einzelnen Rechnung ohne sich beim P&G-Lieferantenportal anzumelden