Tout savoir
sur la facturation et les paiements

Condition préalable

Des informations précises sur les fournisseurs sont essentielles pour permettre des paiements à temps. Les fournisseurs de P&G sont désormais en mesure de gérer les informations de leurs comptes dans Aravo. Assurez-vous que les informations de votre facture et de votre paiement sont à jour et correctement reflétées dans Aravo.

Méthodes de facturation de P&G

Nous nous engageons à effectuer les paiements aussi rapidement et efficacement que possible, et la facturation électronique le facilite. Ainsi, P&G supprime activement le traitement des factures papier et PDF lorsque cela est légalement autorisée. À compter du 31 décembre 2018, la facturation électronique sera la seule méthode de facturation approuvée pour* la plupart des factures adressées aux entités juridiques P&G des États-Unis (à l'exception de Porto Rico). Bien que la facturation sur papier et au format PDF reste disponible dans d'autres régions, nous vous demandons instamment de transmettre vos factures par voie électronique partout où la loi le permet.


Veuillez jeter un coup d'œil sur ces vidéos de notre directeur Global P2P à propos de nos initiatives de facturation électronique :

Tungsten
Coupa


Quelles sont les avantages de la facturation électronique dont vous pouvez en profiter ?

En numérisant les factures que nous recevons de votre part, nous pourrons réduire conjointement les erreurs qui entraînent des retards de paiement. La facturation électronique offre de nombreux autres avantages, tels que :

  • Instant Invoice Validation (Validation instantanée des factures) Soyez averti des erreurs avant d'envoyer votre facture, évitant ainsi les problèmes entraînant des retards de paiement,
  • Expedited Payments Processing (Traitement accéléré des paiements) Le transfert électronique des données permet à P&G de traiter vos paiements plus rapidement,
  • Real-Time Status (État en temps réel) Vous pouvez suivre l'état de votre facture pour voir quand vous serez payé, et
  • Global Tax Compliance (Conformité fiscale globale) Une facture électronique est un document fiscal signé numériquement qui peut être utilisé pour récupérer la TVA, à la différence d'un PDF.

Quelles options de facturation électronique sont disponibles ?

P&G a noué des partenariats avec Tungsten et Coupa pour faciliter le parcours numérique de P&G. Chacun propose plusieurs options pour l'envoi des informations relatives à votre facture (par exemple, l'envoi via un portail ou l'intégration directe dans l'ERP de votre société). Voir le tableau ci-dessous pour plus de détails.



Information importante à noter :

  1. Les zones géographiques répertoriées dans le tableau se rapportent à celles de l'entité légale de P&G «achetant» ou «vendue à» qui figurent sur votre bon de commande / programme de livraison. Veuillez-vous assurer d'effectuer votre propre diligence raisonnable afin de garantir que la solution de facturation que vous avez sélectionnée répond également aux exigences de votre pays en matière de facturation.
  2. Ce tableau décrit les méthodes de facturation accessibles pour les pays où la facturation électronique est disponible. Si le pays que vous recherchez ne figure pas dans le tableau, la facturation électronique n'est pas disponible et vous devez envoyer des factures papier.
  3. Ce tableau peut ne pas être visible sur les appareils mobiles.

Remarque : Bien que la matrice aident à identifier les méthodes de facturation appropriées pour votre analyse de rentabilisation, il est de votre responsabilité de vous assurer que vos factures sont conformes à la législation locale. Veuillez consulter la carte interactive ci-dessous pour vous aider à identifier les exigences de facturation propres à chaque pays.


Comment puis-je m'inscrire ?

Vos prochaines démarches dépendent du type de bon de commande (PO) pour lequel vous souhaitez facturer :

  1. Pour les bons de commande Coupa (PO qui commencent par le chiffre 8) : Envoyez un courrier électronique à pgsuppliercoupa.im@pg.com. Vous serez ensuite contacté dans les 24 heures pour travailler sur le processus de participation à la facturation électronique Coupa.
  2. Pour les bons de commande non-Coupa (PO qui commencent par le chiffre 3, 4 ou 5): Veuillez suivre ce lien dans le portail Tungsten dédié aux fournisseurs de P&G ou contactez votre P&G P2P en envoyant un courrier électronique à Pgesupport.im@pg.com pour ajouter ces factures à votre solution électronique existante.
  3. Si vous n'avez pas de bon de commande : Veuillez suivre ce lien dans le portail Tungsten dédié aux fournisseurs P&G pour envoyer une facture «unique».

Exigences en matière de facturation de P&G et particularités du pays

Pour que P&G puisse payer votre entreprise à temps :

  1. Vos factures et vos notes de crédit doivent satisfaire à toutes les exigences nationales, juridiques, fiscales et de P&G.
    • Pour les exigences générales de P&G, veuillez consulter ce document.
    • Pour les exigences de P&G par pays, veuillez sélectionner votre région puis votre pays dans la carte interactive ci-dessous.
  2. Si vos factures et vos notes de crédit ne satisfont pas à toutes les exigences juridiques, fiscales et de P&G, P&G vous les retournera. P&G expliquera la raison pour laquelle votre facture ou votre note de crédit a été retournée. Des clarifications supplémentaires peuvent être obtenues via l'application « État des factures » (pour les factures non-Coupa) ou via le Portail Fournisseur Coupa (pour les factures Coupa).
  3. Il vous sera demandé d'envoyer de nouveau votre facture ou votre note de crédit une fois que celle-ci sera conforme à ces exigences.
  4. P&G se réserve le droit de faire en sorte que les délais de paiement ne commencent à courir que lorsque P&G recevra une facture ou une note de crédit conforme.
  5. À compter du 31 décembre 2018, la facturation électronique sera la seule méthode de facturation approuvée pour* la plupart des factures adressées aux entités juridiques P&G des États-Unis (à l'exception de Porto Rico)..
  6. Pour les pays où des factures papier sont requises, il est essentiel d'envoyer les factures et les notes de crédit à la bonne adresse postale afin d'éviter les retards de paiement. Ceux-ci peuvent être trouvés en sélectionnant votre région puis votre pays dans la carte interactive ci-dessous.

Comment vérifier l'état de votre facture

P&G a simplifié la façon dont vous pouvez accéder aux informations en temps réel sur l'état des factures et vous disposez de plusieurs options pour vérifier l'état des factures :

  1. Pour les factures Coupa, utilisez vos informations d'identification sur le Portail Fournisseur Coupa pour vous connecter et suivez l'état de vos factures Coupa.
  2. Pour les factures non-Coupa,
    1. Utilisez l'État de la facture simple pour vérifier le statut général d'une facture unique sans vous connecter au portail fournisseur de P&G, ou
    2. Obtenez des informations complètes sur l'état de la facture et du paiement à l'aide de "l'application État des factures. Cliquez ici pour plus d'informations sur la procédure à suivre.

Cliquez ici si vous avez besoin d'aide pour naviguer au sein de l'Application sur le statut des factures.

Stratégie relative aux délais de paiement de P&G

  • P&G a fixé comme objectif des délais de paiement maximales de 120 jours pour tous les partenaires commerciaux externes domiciliés en dehors de l'Union européenne, là où la loi le permet. Pour les partenaires commerciaux externes domiciliés dans l'Union européenne, les délais de paiement standard de P&G sont de 75 jours. Dans tous les pays où il existe des restrictions, P&G s'y conformera.
  • Les délais de paiement seront appliqués comme il est convenu par contrat avec chaque fournisseur, lorsque P&G recevra une facture conforme du fournisseur. Pour les partenaires commerciaux externes inscrits sur une plate-forme de facturation numérique, les délais de paiement commenceront à la date de la facture.
  • Si la date d'échéance d'une facture coïncide avec un week-end ou un jour férié local, il sera toujours réglée le jour ouvrable suivant.

Si vous souhaitez plus d'informations sur les délais de paiement de P&G, consultez votre acheteur P&G.

Méthodes de paiement de P&G

La méthode de paiement préférée de P&G est le transfert électronique de fonds (Electronic Funds Transfer - EFT). Avec EFT, les paiements peuvent être déposés électroniquement à l'aide du système Chambres de compensation automatisées (Automated Clearing House - ACH) ou d'autres types de paiement électronique. Les fonds sont déposés directement sur le compte bancaire désigné de votre entreprise, généralement dans un délai de 2 à 5 jours ouvrables.

Si vous devez mettre à jour vos détails bancaires, veuillez vous connecter à Aravo.

*Remarque : Il y a des exceptions limitées où les méthodes alternatives seront considérées comme conformes. Si P&G ne vous a pas informé que vos affaires avec nous relèvent de l'une de ces exceptions limitées, nous prévoyons recevoir 100% de vos factures pour P&G États-Unis par voie électronique.

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